Boletos acumulados no decorrer dos anos podem causar transtornos para muita gente. Por quanto tempo guardar as faturas e os comprovantes de pagamento, é dúvida recorrente, pois em algum momento pode ser necessário usá-los para comprovar o pagamento de alguma conta.

Muitos consumidores não sabem que não é necessário guardar todas as contas e os respectivos comprovantes de pagamento do ano inteiro. É que a Lei Federal nº 12.007/2009 obriga as empresas prestadoras de serviços públicos e privados a emitir e encaminhar a declaração anual de quitação de débitos, que tem o objetivo de comprovar que as contas do ano anterior foram devidamente pagas.

A declaração deve abranger os meses de janeiro a dezembro de cada ano, tendo como referência a data do vencimento da respectiva fatura. Deve constar também a informação de que ela substitui, para a comprovação do cumprimento das obrigações do consumidor, os recibos e comprovantes mensais emitidos ao longo do ano a que se refere e dos anos anteriores.

As declarações que comprovam que os débitos do ano anterior foram devidamente quitados permitem que o consumidor substitua as faturas e os comprovantes de pagamento por um único documento que ateste a adimplência, reduzindo de forma significativa o acúmulo de papel.

O diretor-presidente do Procon-ES, Rogério Athayde, informou que guardar documentos que comprovam pagamentos é uma proteção que permite contestar cobranças indevidas.

“Após o recebimento das declarações, os consumidores poderão descartar as suas contas de água, luz, telefone, internet, TV por assinatura, faturas de cartões de crédito, de lojas, planos de saúde, escolas, financeiras, entre outras. Lembrando que é extremamente importante que essas declarações sejam guardadas, pois se tratam do comprovante de quitação das dívidas”, explicou Athayde.

Somente os consumidores que quitarem todos os débitos relativos ao ano em referência, terão direito à declaração de quitação anual. O documento deve ser enviado ao consumidor no mês de maio do ano seguinte para a quitação ou no mês seguinte à completa quitação dos débitos do ano anterior. A legislação determina que a declaração seja emitida de forma individual ou no espaço da própria fatura do mês de maio.

Caso o consumidor não tenha utilizado os serviços durante todos os meses do ano anterior, ou exista algum débito sendo questionado judicialmente, ele terá direito à declaração de quitação dos meses em que houve efetivamente a prestação dos serviços e o faturamento dos débitos.

O consumidor que não receber as declarações deve fazer contato com as prestadoras de serviços e solicitá-las. É preciso anotar e guardar o número de protocolo da solicitação. Se mesmo assim não obtiver êxito, deve registrar a reclamação no Procon-ES ou no órgão do município onde reside.

Outros documentos

Água, energia elétrica, telefone e demais contas de serviços essenciais: as declarações de quitação de débitos devem ser guardadas por cinco anos.

Escola: os recibos de pagamento de matrículas, rematrículas e mensalidades, assim como contratos, devem ser guardados por cinco anos, mesmo que você troque seu filho de escola. Os estabelecimentos de ensino também são obrigados a fornecer a declaração anual de quitação de débitos, comprovando que você está em dia ou quitou suas obrigações.

Nota fiscal e certificado de garantia: importante guardar pelo prazo de vida útil do produto ou serviço, pois, após o período de garantia, podem existir vícios ocultos.

Contrato: contratos e declarações de quitação de plano de saúde, mensalidade escolar, cartão de crédito, empréstimo, financiamento, entre outros, devem ser guardados por um período de cinco anos, após a vigência do contrato.

Aluguel: o inquilino deve guardar o contrato e as declarações até a desocupação do imóvel e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência. Outra opção é pedir ao proprietário um termo de quitação integral dos valores do contrato, assim que terminar a locação, e guardá-lo por cinco anos.

Condomínio: declarações de quitação do pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por dez anos, prazo prescricional estipulado pelo Código Civil.

Consórcio: as declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.

Seguro: guarde a proposta, apólice e as declarações de pagamento por mais um ano, após o fim da vigência do contrato.

Tributos: recibos de entrega da declaração de importo de renda e comprovantes de pagamento desse e de outros tributos, como IPTU e IPVA, devem ser guardados por cinco anos.

Documentos do veículo e multas: o proprietário deve ficar com o certificado de compra e venda até que o veículo seja vendido ou trocado. Recomenda-se que os comprovantes de pagamento de multa sejam mantidos por, no mínimo, dois anos.

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